Gemini Notebook rất dễ khởi đầu: tạo một notebook, thêm nguồn, đặt câu hỏi. Phần khó xuất hiện về sau, khi thư viện của bạn lớn từ năm notebook lên năm mươi.
Đến lúc đó, vấn đề không còn là "Gemini Notebook có trả lời được câu hỏi này không?" mà là: nội dung này nên nằm trong notebook nào? Tôi đã tạo notebook cho chủ đề này chưa? Notebook nào còn đang dùng, notebook nào đã bỏ dở?
Notebook OS thêm ba lớp sắp xếp cho Gemini Notebook: thư mục, thẻ và Library Map. Cùng nhau, chúng biến một danh sách notebook ngày càng dài thành một thư viện dễ tìm và dễ quản lý hơn.
Quy tắc cốt lõi: Thư mục là nhà, Thẻ là tín hiệu
Một thư mục cho biết một notebook sống ở đâu. Một thẻ cho biết nên tìm notebook đó bằng cách nào. Thư mục nên ổn định. Thẻ có thể linh hoạt.
Một notebook tên "Các bài báo về AI trong khám phá thuốc" có thể nằm trong thư mục Research, đồng thời mang các thẻ như AI, Pharma, Literature Review và Active. Thư mục cho biết nó thuộc nhóm nào. Các thẻ mô tả nó từ nhiều góc khác nhau.
Thiết lập thư mục
Thư mục hữu ích nhất khi trả lời được câu hỏi: "Nếu cần tìm thứ này, tôi sẽ tìm ở đâu trước?" Hãy giữ tên thư mục rộng và ổn định — không phải tên dự án sớm hết hạn, mà là những nhóm bạn sẽ còn dùng lâu dài.
Những mẫu thư mục tốt: theo lĩnh vực (Y khoa, Marketing, Giáo dục), theo loại dự án (Nghiên cứu, Viết lách, Học tập), theo khách hàng hay nhóm, hoặc theo giai đoạn quy trình (Đang làm, Lưu trữ, Hộp đến).
Một thư viện dễ dùng có từ 5 đến 12 thư mục. Quá ít thì thư mục trở nên vô nghĩa. Quá nhiều thì bạn chỉ tự tạo thêm quyết định cho mình.
Dùng thẻ hiệu quả
Thẻ dành cho những kết nối cắt ngang các thư mục. Một thẻ như Cần xem lại có thể áp dụng cho notebook trong Research, Writing và Learning như nhau. Một thẻ như Bản nháp blog có thể trải trên nhiều thư mục lĩnh vực.
Hãy xây thẻ theo họ:
- Thẻ chủ đề — AI Agents, Thử nghiệm lâm sàng, SEO, Chiến lược sản phẩm
- Thẻ trạng thái — Đang làm, Cần xem lại, Sẵn sàng viết, Đã lưu trữ
- Thẻ loại nguồn — Bài báo, YouTube, PDF, Phỏng vấn
- Thẻ đầu ra — Bản nháp blog, Tổng quan tài liệu, Thuyết trình
Hầu hết notebook chỉ cần 3–5 thẻ: một chủ đề, một trạng thái, một loại nguồn nếu liên quan, một đầu ra nếu notebook đang hướng tới một sản phẩm cụ thể.
Một thói quen 10 phút mỗi tháng
- Mở thư viện và bật Hygiene Filter
- Xử lý các notebook bị gắn cờ: xóa, đặt tên, gắn thẻ, hoặc cố ý giữ lại
- Mở Library Map
- Tìm những cụm nên chung một thư mục
- Tìm những thẻ quá rộng bao trùm quá nhiều notebook
- Xác định các ứng viên để gộp — những notebook cùng chủ đề
- Lưu trữ những notebook đã hoàn thành sứ mệnh
Thói quen này giúp thư viện không vượt khỏi tầm kiểm soát. Mục tiêu không phải là một hệ phân loại hoàn hảo. Mục tiêu là một thư viện đủ dễ dùng để bạn tập trung vào công việc, thay vì mất thời gian tìm lại chính tài liệu của mình.
Khi nào nên tách, gộp hay lưu trữ
Tách một notebook khi nó chứa quá nhiều chủ đề không liên quan, hoặc khi bạn thường xuyên đặt những câu hỏi chỉ áp dụng cho một phần nhỏ trong các nguồn của nó.
Gộp các notebook khi Library Map cho thấy chồng lấn mạnh, khi hai notebook cùng trả lời một câu hỏi nghiên cứu, hoặc khi bạn muốn một đầu ra Studio duy nhất từ một bộ nguồn hợp nhất.
Lưu trữ khi một dự án đã xong, khi notebook không còn liên quan, hoặc khi bạn muốn đưa nó ra khỏi thư viện đang hoạt động mà không xóa hẳn.